Politique de confidentialité applicable aux personnes avec lesquelles nous entretenons ou sommes susceptibles d’entretenir une relation commerciale, scientifique, de mécénat ou de partenariat La présente Politique de confidentialité décrit l’ensemble des traitements de données que nous sommes susceptibles de mettre en œuvre dans le cadre de la gestion de nos relations commerciales, scientifiques ou de mécénat. Pour une information complète sur les caractéristiques des traitements que nous réalisons, et également sur vos droits et la manière de les exercer, veuillez également prendre connaissance des éléments d’information contenus dans la Politique Générale de protection des données personnelles de Volta Medical.
Les catégories de données que nous sommes susceptibles de collecter auprès des personnes avec lesquelles nous entretenons une relation commerciale ou scientifique sont les suivantes :
Données d'identification : nom, prénom, fonction, titre, entité de rattachement, adresse de l’entité de rattachement, coordonnées de contact professionnel (email, adresse, téléphone fixe et mobile), signature,Données professionnelles : service, entité et adresse de l'entité dans laquelle la personne exerce, numéro d’identification professionnelle (RPPS), Cursus professionnel (CV), contrat(s) conclu(s) éventuellement avec nous, informations relatives aux interventions dans des manifestations notamment scientifiques (podiums, nombre de podiums, informations relatives aux manifestations et interventions, lieu, date, interactions avec d’autres industriels disponibles publiquement). Données commerciales : dates de sollicitations pour les prospects, lieu et date de prises de contact, éventuels échanges mail, données relatives à une facture, aux modalités et échéances de paiement, numéro d’identification bancaire, informations sur les services/produits proposés/vendus, données relatives à la signature des contrats, aux bons de livraison, à la maintenance et à l’installation des produits, présence ou non à nos événements, données relatives aux formations réalisées (date et attestation de réussite);Données relatives à l'utilisation de nos produits : : Logs d’authentification, données de connexion, de démarrage de procédure et de fin de procédure, données relatives à l’équipement utilisé (ID machine, centre, opérateur, version du logiciel, mode, nombre de procédures réalisées, certaines données d’action (données d’activation et de désactivation du mode booster et du tagging automatique, des purges manuelles ou automatiques, d’export des logs et de destruction des logs, données relatives à la gestion des compte utilisateurs, données relatives aux changements de paramètres effectués) données relatives aux éventuelles remontées d’incidents ou autres informations relatives à l’utilisation de nos produits ou services; Données relatives à l’inscription et à la participation aux interventions et évènements (organisés par nous en particulier) auxquels vous êtes susceptible de participer ;Données concernant votre consentement à la collecte des données personnelles et à l’exercice de vos droitsEn ce qui concerne les éventuelles réunions en visioconférence : image et voix. Veuillez noter que nous ne procédons pas à leur enregistrement . Dans ce contexte, la durée de conservation de ces données est limitée au temps de l’entretien. Si, un enregistrement devait être effectué, nous vous en informerions préalablement et nous vous fournirions les informations nécessaires en conformité avec la réglementationEn ce qui concerne les éventuels messages/courriels que vous pouvez échanger avec nous: contenu et horodatage de ces messages, éventuelles pièces-jointes attachées à vos messages, éventuellement données d’analyses de ces contenus à des fins de cybersécurité. En ce qui concerne les éventuels évènements auxquels vous pourriez participer : données relatives à l’inscription et à la participation aux interventions et évènementsEn ce qui concerne les vérifications liées à l’existence d’antécédents qui pourraient faire obstacle à ce que nous entretenions tout lien contractuel : Les catégories de données collectées sont limitées aux informations nécessaires à l’évaluation du risque de corruption, ou de violations des sanctions ou les lois de contrôle des exportations. Elles comprennent les données d’identification, les données professionnelles, les données commerciales, ainsi que les Données d’Antécédents des mandataires sociaux, des principaux actionnaires et toute information relative à la vie professionnelle et les affaires.Les Données d’Antécédents sont les informations destinées à déterminer s’il existe des antécédents réputationnels ou d’atteinte à la probité réels ou supposés.Nous pouvons également recueillir des informations automatiquement au gré de notre relation avec vous. Par exemple, lorsque vous assistez à des événements que nous organisons.
En qualité de responsable de traitement, nous sommes susceptibles de traiter vos données pour remplir plusieurs objectifs (aussi appelés des « finalités ») : Finalités n°1 : Traitements de données réalisés à des fins de prise de contact avec des personnes (prospects) qui nous ont confirmés leur intérêt pour nos produits ou services (sauf en cas d’opposition au démarchage), pour nos activités de marketing, de promotion, et/ou avec des prospects susceptibles de participer à nos activités de recherches ou à nous fournir des services notamment en qualité de conseil ou consultant, ou dans le but de répondre d’assurer la bonne gestion de toutes les demandes ou courriels que vous pourriez nous transmettreFinalités n°2 : Traitements de données mis en œuvre à des fins de gestion d’évènements et de participation à des évènements extérieursFinalités n°3 : Traitements de données réalisés pour vous fournir des informations techniques sur nos produits ou services ou pour notre activité de recherche (par exemple pour vous proposer de participer aux projets de collecte de données et/ou aux projets de recherche et de développements menés par Volta Medical, étant précisé que Volta Medical ne s’engage pas à vous proposer une quelconque collaboration), pour l’envoi des communications, la gestion de vos consentements. Finalités n°4 : Traitements de données mis en œuvre aux fins de réalisation et d’envoi de propositions contractuelles y compris commerciales, réalisation de ventes/licences, assistance technique et commerciale, SAV/Maintenance, conclusion de contrats, facturation, gestion des litiges, contractualisation avec des sous-traitants, acquisition de biens et de services.Finalités n°5 : Gestion des produits et services commercialisés par Volta Medical,en ce compris la vérification et l’authentification des personnes autorisées à les utiliser, la traçabilité des accès, la formation et le suivi de ceux-ci, l’analyse des performances de nos produits, la gestion des recommandations d’utilisation, l’établissement de statistiques d’utilisation, la mesure de la satisfaction de nos utilisations, la gestion, la remédiation et la prévention des dysfonctionnements et incidents technique, la gestion des suggestions ou remontées d’informations ou réclamations des clients ainsi que la gestion des contentieux.Finalités n°6 : Gestion des publications scientifiques réalisées en collaboration avec Volta Medical en ce compris gestion du processus de “peer review”.Finalités n°7 : Gestion des opérations de mécénat et/ou de partenariat.
La base légale du traitement dépend de la finalité du traitement envisagé. Veuillez-vous référer à la section correspondante à votre situation. Finalités n°1 : Selon la sous-finalité envisagée, la base légale des traitements est l’intérêt légitime de Volta Medical, ou le consentement des personnes concernées. Vous pouvez, à tout moment, retirer votre consentement en exerçant vos droits tels que précisés à l’onglet "Quels sont vos droits relativement au traitement de vos données et comment pouvez-vous les exercer ? " Politique Générale de Protection des Données Personnelles de Volta Medical. Finalités n° 2: Les traitements sont fondés sur l’intérêt légitime de Volta Medical à la bonne gestion des évènements auxquels elle est amenée à participer.Finalités n°3 : Le traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Volta Medical à la prospection et à la gestion de ses activités commerciales ou scientifiques.Finalités n°4 : Selon la sous-finalité du traitement, la base juridique du traitement sera l’exécution d’un contrat en vigueur entre nous, ou la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à votre demande, ou le respect d’une obligation légale nous incombant.Finalités n°5 : Selon la sous-finalité du traitement, la base juridique du traitement sera l’exécution d’un contrat en vigueur entre nous, ou, la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à votre demande, ou le respect par Volta Medical de ses obligations légales et réglementaires. En ce qui concerne l’usage statistique, la base légale est notre intérêt légitime au suivi statistique de l’utilisation de nos produits.Finalités n°6 : Le traitement de données est fondé sur l’intérêt légitime de Volta à la bonne gestion des publications scientifiques auxquelles elle collabore.Finalités n°7 : Le traitement de données est fondé sur l’intérêt légitime de Volta à la sécurisation des opérations de mécénat et de partenariat qu’elle souhaite mettre en place.
La durée de conservation de vos données dépend de la finalité du traitement de vos données. Veuillez-vous référer à la section correspondante à votre situation. Finalités n° 1 : Les durées de conservation dépendent de la sous-finalité envisagée : Finalités n°2 : Les données sont archivées de manière sécurisée pendant 5 ans à compter de la réalisation de l'événement concerné. Finalités n°3 : A défaut d’opposition vos données sont conservées pour une durée de 3 ans à compter de la date de la collecte de vos données.Finalités n°4 : Les durées de conservation dépendent de la sous-finalité envisagée : Finalités n°5 : Les durées de conservation dépendent de la sous-finalité envisagée : ;Finalités n°6 : Les durées de conservation dépendent de la sous-finalité envisagée : Finalité n°7 : Les données sont conservées en base active pour la durée nécessaire à la prise de décision relative à l’opération de mécénat ou de partenariat, elles sont ensuite archivées en base intermédiaire pour une durée de 5 ans.
Les destinataires des données sont:
Aux autorités judiciaires ou administratives compétentes et leurs personnels habilités en cas d’enquête ou de contrôle ; A tout mandataire(s), sous-traitant(s), consultant(s) habilités par Volta Medical dans le cadre de l’analyse ou de la remédiation d’éventuels incidents de sécurité impliquant vos données ; A tout mandataire(s), sous-traitant(s), consultant(s), habilités par Volta Medical dans le cadre de la constatation de la preuve. Le caractère obligatoire ou non de la collecte de données dépend des finalités envisagées.Finalités n°1 et finalités n°3: La collecte des données n’a pas de caractère obligatoire.Finalité n° 2 : Dès lors que vous êtes amené à participer à un évènement dans le cadre duquel nous sommes susceptibles d’assurer la gestion de présence et/ou interventions, la collecte de vos données est obligatoire pour gérer et assurer votre participation audit évènement. Finalités n°4 : Pour la plupart des sous-finalités du traitement, la collecte des données à un caractère obligatoire et est nécessaire pour la bonne exécution du contrat ou des mesures précontractuelles ou à l’accomplissement de nos obligations légales.Finalités n°. 5 : Lorsque la collecte a pour base juridique l’exécution d’un contrat ou le respect par Volta Medical de ses obligations légales ou réglementaires, la collecte des données est obligatoire. Lorsque le traitement a pour base légale l’intérêt de Volta Medical, la collecte n’a pas de caractère obligatoire.Finalités n°6 : La collecte et le traitement des données a un caractère obligatoire afin de permettre la bonne parution des publications scientifiques. Finalités n°7 : La collecte des données à un caractère obligatoire et est nécessaire pour la réalisation des mesures précontractuelles à l’opération de partenariat ou de mécénat.
Dans le cadre des traitements réalisés sur la base des personnes avec lesquelles nous entretenons une relation commerciale ou scientifique, nous collectons les données directement auprès des personnes concernées.
Nous pouvons être amenés à effectuer des transferts de données vers un pays tiers à l’Union Européenne dans le cadre de nos activités. Dans ce cas, nous prenons toutes mesures appropriées afin de garantir le respect de la réglementation applicable en Union Européenne. Vous pouvez obtenir copie de ces garanties auprès de notre Délégué à la Protection des Données dont les coordonnées sont précisées à l’onglet "Contact Politique Générale de Protection des Données Personnelles de Volta Medical.
Nous pouvons modifier le contenu de cette Politique, à tout moment, suivant l’évolution de nos activités et/ou afin de nous conformer à nos obligations légales notamment.Si nous procédons à des modifications, celles-ci seront effectuées dans les pages relatives à cette Politique sur notre site internet et nous vous recommandons de vous y référer à chaque visite. En revanche, en cas de modifications substantielles sur les caractéristiques du traitement, nous attirons votre attention en publiant un avertissement sur notre site.
