Politique de confidentialité : Relation commerciale, scientifique, de mécénat ou de partenariat

Les catégories de données que nous sommes susceptibles de collecter auprès des personnes avec lesquelles nous entretenons une relation commerciale ou scientifique sont les suivantes :

Données d’identification : nom, prénom, fonction, titre, entité de rattachement, adresse de l’entité de rattachement, coordonnées de contact professionnel (email, adresse, téléphone fixe et mobile), signature, photo,
Données professionnelles : service, entité et adresse de l'entité dans laquelle la personne exerce, numéro d’identification professionnelle (RPPS), Cursus professionnel (CV), contrat(s) conclu(s) éventuellement avec nous, informations relatives aux interventions dans des manifestations notamment scientifiques (podiums, nombre de podiums, informations relatives aux manifestations et interventions, lieu, date, interactions avec d’autres industriels disponibles publiquement).
Le cas échéant, données relatives à des publications scientifiques : informations relatives à des publications scientifiques (date, titre des publications, nombre de publication réalisés, revues/journaux concernés, numéro d’identification de la revue/journal, numéro de référencement de l’article, volume, contenu de la publication, identification de l’entité éditrice, mentions légales de l’entité éditrice, questions/réponses échanges avec les “pairs”, éventuels commentaires de révision avec horodatage, date de soumissions, date de révision et d’acceptation des textes, existence ou non de conflits d’intérêts des auteurs, Éventuellement : coordonnées bancaires, rémunérations, marques d’hospitalité, date des interactions avec nous,
Données commerciales : dates de sollicitations pour les prospects, lieu et date de prises de contact, éventuels échanges mail, données relatives à une facture, aux modalités et échéances de paiement, numéro d’identification bancaire, informations sur les services/produits proposés/vendus, données relatives à la signature des contrats, aux bons de livraison, à la maintenance et à l’installation des produits, présence ou non à nos événements, données relatives aux formations réalisées (date et attestation de réussite);
Données relatives à l'utilisation de nos produits : Logs d’authentification, données de connexion, de démarrage de procédure et de fin de procédure, données relatives à l’équipement utilisé (ID machine, centre, opérateur, version du logiciel, mode, nombre de procédures réalisées, certaines données d’action (données d’activation et de désactivation du mode booster et du tagging automatique, des purges manuelles ou automatiques, d’export des logs et de destruction des logs, données relatives à la gestion des compte utilisateurs, données relatives aux changements de paramètres effectués) données relatives aux éventuelles remontées d’incidents ou autres informations relatives à l’utilisation de nos produits ou services;
Données relatives aux signalements de dysfonctionnements et/ou d’incidents techniques sans conséquences graves liés à l’utilisation de nos produits (dits « complaints ») : date de prise de connaissance de l’événement, date et heure de survenue, heure de début de la procédure, contenu des commentaires libres transmis dans le cadre du signalement, produit et centre concernés, identité de l’auteur du signalement, type d’événement,  information permettant d’établir si la procédure concerne un patient inclus dans une étude menée par Volta Medical, le cas échéant identification de l’étude, ainsi que les données relatives à la personne de contact du centre concerné (nom, fonction, numéro de téléphone et adresse e‑mail).
Données relatives à votre consentement à la collecte des données personnelles et à l’exercice de vos droits
Dans le cadre de l’organisation de réunions en visioconférence : nous sommes susceptibles de traiter certaines données vous concernant, notamment votre image, votre voix ainsi que le contenu de vos échanges. Par principe, aucun enregistrement vidéo des réunions n’est effectué par nos soins, les données étant donc conservées uniquement pendant la durée de la réunion. Toutefois, afin d’assurer le suivi des échanges et des actions convenues, nous pouvons être amenés à établir automatiquement ou non une retranscription écrite (compte rendu) de la réunion. Dans l’hypothèse exceptionnelle où un enregistrement (audio et/ou vidéo et/ou retranscription) serait réalisé, vous en seriez préalablement informé(e) et votre information sera effectuée conformément à nos obligations légales.
Par ailleurs, nous utilisons l’outil Microsoft Teams pour l’organisation de nos réunions. Lorsque vous participez à une réunion organisée par nos soins, un rapport de présence est automatiquement généré par cet outil. Ce rapport peut inclure les données suivantes : nom, adresse e-mail utilisée, et durée de participation à la réunion.
En ce qui concerne les éventuels messages/courriels que vous pouvez échanger avec nous : contenu et horodatage de ces messages, éventuelles pièces-jointes attachées à vos messages, et éventuellement données d’analyses de ces contenus à des fins de cybersécurité et données liées aux confirmations de réception et de lecture.
En ce qui concerne les événements auxquels vous pourriez participer: les données relatives à l'inscription et à la participation aux interventions et aux événements.
En ce qui concerne les vérifications liées à l’existence d’antécédents qui pourraient faire obstacle à ce que nous entretenions tout lien contractuel : Les catégories de données collectées sont limitées aux informations nécessaires à l’évaluation du risque de corruption, ou de violations des sanctions ou les lois de contrôle des exportations. Elles comprennent les données d’identification, les données professionnelles, les données commerciales, ainsi que les Données d’Antécédents des mandataires sociaux, des principaux actionnaires et toute information relative à la vie professionnelle et les affaires. A celles-ci s’ajoutent : les données figurant sur un document d’identité (passeport, carte nationale d’identité, etc) dont la nationalité, la date et le lieu de naissance, l’autorité de l’entité délivrant le document avec la date de délivrance et d’expiration ainsi que le lieu, le nom et l’adresse des banques utilisées pour recevoir des paiements et le nom du titulaire du compte en banque, le numéro du compte et la devise de paiement, les participations détenues dans l’entité concernée, le statut des personnes (agents publics, fonctionnaires, représentants élus ou nommés du gouvernement, d’un département, d’une agence étatique ou autres, employés d’une entreprises parapubliques ou appartenant à un Etat, personnes travaillant pour un organisme gouvernemental (y compris local, régional, national, administratif, législatif ou exécutif), personne agissant pour ou au nom d'un agent public, d'une agence gouvernementale ou de toute entreprise exerçant une fonction gouvernementale, ou d’une collectivité publique ou de l’un de leurs établissements publics, d’autorités administratives, candidats à la fonction publique, employés ou personnes agissant pour le compte d’un parti politique, d’une organisation internationale publique), les bénéfices éventuels tirés par des agents publics, la date de cessation des fonctions, les éventuels liens de parenté avec un agent public, existence d’une relation commerciale avec les clients ou les utilisateurs des produits de Volta, d’un concurrent de Volta Medical, Les Données d’Antécédents sont les informations destinées à déterminer s’il existe des antécédents réputationnels ou d’atteinte à la probité réels ou supposés tels que l’existence en cours ou passée d'une enquête, d'une inculpation ou d'une condamnation pour violation des lois internationales applicables en matière d’anticorruption ou d'autres lois ou réglementations pénales en matière de probité ou relatives aux valeurs mobilières, d’une faillite, de mise sous séquestre ou de liquidation.

En qualité de responsable de traitement, nous sommes susceptibles de traiter vos données pour remplir plusieurs objectifs (aussi appelés des « finalités ») :

Finalités n° 1 : Traitements de données réalisés à des fins de prise de contact avec des personnes (prospects) qui nous ont confirmés leur intérêt pour nos produits ou services (sauf en cas d’opposition au démarchage), pour nos activités de marketing, de promotion, et/ou avec des prospects susceptibles de participer à nos activités de recherches ou à nous fournir des services notamment en qualité de conseil ou consultant, ou dans le but de répondre d’assurer la bonne gestion de toutes les demandes ou courriels que vous pourriez nous transmettre

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Finalités n°2 : Traitements de données mis en œuvre à des fins de gestion d’évènements et de participation à des évènements extérieurs

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Finalités n°3 : Traitements de données réalisés pour vous fournir des informations techniques sur nos produits ou services ou pour notre activité de recherche (par exemple pour vous proposer de participer aux projets de collecte de données et/ou aux projets de recherche et de développements menés par Volta Medical, étant précisé que Volta Medical ne s’engage pas à vous proposer une quelconque collaboration), pour l’envoi des communications, la gestion de vos consentements.

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Finalités n° 4 : Traitements de données mis en œuvre aux fins de réalisation et d’envoi de propositions contractuelles y compris commerciales, réalisation de ventes/licences, assistance technique et commerciale, SAV/Maintenance, conclusion de contrats, facturation, gestion des litiges, contractualisation avec des sous-traitants, acquisition de biens et de services.

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Finalités n°5 : Gestion des produits et services commercialisés par Volta Medical, en ce compris la vérification et l’authentification des personnes autorisées à les utiliser, la traçabilité des accès, la formation et le suivi de ceux-ci, l’analyse des performances de nos produits, la gestion des recommandations d’utilisation, l’établissement de statistiques d’utilisation, la mesure de la satisfaction de nos utilisations, la gestion, la remédiation et la prévention des dysfonctionnements et incidents technique, la gestion des suggestions ou remontées d’informations ainsi que la gestion des contentieux.

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Finalités n°6: Gestion des publications scientifiques réalisées en collaboration avec Volta Medical en ce compris gestion du processus de “peer review”.

Finalités n° 7 : Gestion des opérations de mécénat et/ou de partenariat.

Finalités n° 8 : Gestion des signalements liés à des dysfonctionnements et/ou des incidents techniques sans conséquences graves (dits « complaints »), survenant lors que l’utilisation des produits de Volta Medical, comprenant leur collecte, leur analyse, la détection de tendances, ainsi que le cas-échéant, la mise en œuvre des mesures nécessaires pour prévenir, corriger et résoudre ces incidents.

Finalité n°9: Lutte contre la corruption et réalisation des déclarations et autorisations nécessaires au respect des obligations légales et réglementaires de Volta Medical en particulier en ce qui concerne les avantages accordés aux professionnels de la santé et à la transparence des liens d'intérêts.

Finalité n°10 : Défense des intérêts de Volta Medical dans le cadre de tout litige ou précontentieux.

La base légale du traitement dépend de la finalité du traitement envisagé. Référez-vousà la section correspondante à votre situation.

Finalités n° 1: Selon la sous-finalité envisagée, la base légale des traitements est l’intérêt légitime de Volta Medical, ou le consentement des personnes concernées. Vous pouvez, à tout moment, retirer votre consentement en exerçant vos droits tels que précisés à l’onglet « Quels sont vos droits relativement au traitement de vos données et comment pouvez-vous les exercer ? » de la Politique Générale de Protection des Données Personnelles de Volta Medical disponible : https://d37e180fce-rxvrv.translations.weglot.io/volta-privacy-policy/home

Finalités n° 2: Le traitement des données repose sur l’intérêt légitime de Volta Medical à assurer la bonne gestion des événements auxquels elle participe.

Finalités n° 3 : Le traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Volta Medical à la prospection et à la gestion de ses activités commerciales ou scientifiques.

Finalités n° 4 : Selon la sous-finalité du traitement, la base juridique du traitement sera l’exécution d’un contrat en vigueur entre nous, ou la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à votre demande, ou le respect d’une obligation légale nous incombant.

Finalités n° 5 : Selon la sous-finalité du traitement, la base juridique du traitement sera l’exécution d’un contrat en vigueur entre nous, ou, la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à votre demande, ou le respect par Volta Medical de ses obligations légales et réglementaires. En ce qui concerne l’usage statistique, la base légale est notre intérêt légitime au suivi statistique de l’utilisation de nos produits.

Finalités n° 6 : Le traitement de données est fondé sur l’intérêt légitime de Volta à la bonne gestion des publications scientifiques auxquelles elle collabore.

Finalités n° 7 : Le traitement de données est fondé sur l’intérêt légitime de Volta à la sécurisation des opérations de mécénat et de partenariat qu’elle souhaite mettre en place.

Finalité n° 8: Le traitement est fondé sur l’obligation légale pesant sur Volta Medical, au titre notamment du Règlement (UE) 2017/745, de mettre en œuvre un système de surveillance post-commercialisation permettant la collecte et l’enregistrement des réclamations et incidents non graves liés à l’utilisation de ses dispositifs médicaux, leur analyse systématique, la détection de tendance et la mise en œuvre des actions correctives nécessaires.

Finalité n° 9: Le traitement est fondé sur l’obligation légale pesant sur Volta Medical, pour ce qui concerne sa conformité aux lois anti-corruption internationales et nationales, l’encadrement des avantages et la transparence. Le traitement est également fondé sur l’intérêt légitime de Volta Medical à mettre en place des procédures spécifiques pour enquêter, prévenir ou prendre des mesures concernant des activités potentiellement illégales.

Finalité n° 10 : Le traitement est fondé sur l'intérêt légitime de Volta Medical à se défendre en justice ou amiablement.

La durée de conservation de vos données dépend de la finalité du traitement de vos données. Référez-vous à la section correspondante à votre situation.

Finalités n° 1 : Les durées de conservation dépendent de la sous-finalité envisagée : En ce qui concerne les données relatives à la prospection : A défaut d’opposition, vos données sont conservées pour une durée de 3 ans à compter de la date de votre consentement.
Pour les autres sous-finalités, les données seront conservées en base active pour la durée nécessaire à l’accomplissement de l’objectif pour lesquelles elles ont été collectées. A l’issue de cette durée, les données pourront être archivées de manière sécurisée pour une durée de 5 ans afin de permettre à la société de se prémunir contre tout contentieux.

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Finalités n° 2 : Les données sont archivées de manière sécurisée pendant 5 ans à compter de la réalisation de l'événement concerné.

Finalités n° 3 : A défaut d’opposition vos données sont conservées pour une durée de 3 ans à compter de la date de la collecte de vos données.

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Finalité n° 4 : Les durées de conservation dépendent de la sous-finalité visée :
- lorsque la base juridique est le contrat : les données sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, après quoi elles sont archivées de manière sécurisée pendant 5 ans ;
- lorsque la base juridique est une obligation légale : la durée dépend de l'obligation légale concernée.

Finalités n° 5 : Les durées de conservation dépendent de la sous-finalité envisagée : lorsque la base légale est le contrat : Les données sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle à l’issue de laquelle les données font l’objet d’un archivage sécurisé pendant 5 ans ;
lorsque la base légale est l’intérêt légitime de Volta Medical : les données sont conservées pour la durée strictement nécessaire à l’accomplissement de la sous-finalité concernée. Les données sont ensuite supprimées de manière définitive sur tout support.
lorsque la base légale est le respect par Volta de ses obligations légales et réglementaires : les données sont conservées en base active pour la durée de commercialisation du dispositif médical et sont ensuite archivées de manière sécurisée pour une durée de 10 ans à compter de la dernière mise en circulation du dispositif médical concerné

Finalités n° 6 : Les durées de conservation dépendent de la sous-finalité envisagée :
- En ce qui concerne les données à caractère personnel éventuellement traités au sein de la publication scientifique en elle-même : La durée de conservation des données est celle prévue pour les archives publiques en France (article L.211-11 et suivants du Code du Patrimoine)
- En ce qui concerne les données de réalisation de la publication et de bonne gestion du processus de parution : la durée de conservation des données est la durée strictement nécessaire pour permettre l’accomplissement de l’objectif pour lequel elles ont été collectées. Les données sont ensuite supprimées de manière définitive sur tout support.

Finalité n° 7 : Les données sont conservées en base active pour la durée nécessaire à la prise de décision relative à l’opération de mécénat ou de partenariat, elles sont ensuite archivées en base intermédiaire pour une durée de 5 ans.

Finalité n° 8 : Les données sont conservées en base active le temps de la gestion et du traitement de la réclamation. Les données sont ensuite archivées en base intermédiaire pour une durée de 10 ans à compter de la mise sur le marché du dernier dispositif concerné.

Finalité n°9 : Les données sont conservées en base active pendant trois ans après l'achèvement du processus de diligence raisonnable. Elles sont ensuite archivées pendant sept ans dans le but de justifier l'exécution par Volta Medical de ses obligations de due diligence auprès des autorités.

Finalité n° 10 :Les données sont conservées pendant toute la durée du contentieux, durée à laquelle s'ajoute la durée relative à la prescription en cette matière.

- Pour toutes les finalités mentionnées ci-avant: Les collaborateurs internes de Volta Medical habilités (uniquement lorsque ceux-ci ont strictement besoin d’accéder aux données pour remplir leurs missions) ainsi que, le cas échéant, les responsables conjoints de traitement, nos sous-traitants et prestataires habilités.

- En ce qui concerne la gestion des signalements liés à des dysfonctionnements et/ou des incidents techniques sans conséquences graves (dits « complaints »), survenant lors que l’utilisation des produits de Volta Medical : dans le cadre de la gestion des signalements d’événements indésirables et de dysfonctionnements liés à l’utilisation de nos produits (« complaints »), nous sommes susceptibles d’utiliser la plateforme logicielle Qualio® éditée par la société Qualio Inc. Qualio Inc. peut également traiter vos données en qualité de responsable de traitement et les anonymiser afin de les utiliser pour son propre compte. Pour plus d’informations sur les traitements de données effectués par Qualio Inc., vous pouvez consulter leur politique de confidentialité : https://www.qualio.com/docs/privacy‍

- Uniquement en ce qui concerne les données contenues dans les publications scientifiques auxquelles Volta Medical peut collaborer : le personnel des entités éditrices des revues/journaux concernées, leurs sous-traitants, collaborateurs et prestataires habilités ainsi que plus largement tout public intéressé par ces publications sont également destinataires des données ;

- Lorsque le traitement est nécessaire pour permettre à Volta de respecter ses obligations légales : les autorités et les organismes notifiés sont également susceptibles d’être destinataires des données.

- En cas de partage d’avis, de suggestions d’amélioration et de remontées d’informations par les utilisateurs (actuels ou potentiels) de nos produits : la société Volta Medical est susceptible de recourir à la solution logicielle Monday.com, éditée par Monday.com Ltd, afin de collecter ces contributions directement auprès des personnes concernées. Dans ce cadre, des traitements de données à caractère personnel sont susceptibles d’être mis en œuvre par Monday.com, notamment à des fins d’analyse, de production de tendances et d’élaboration de données statistiques. À ce titre, la solution peut notamment procéder à une classification des commentaires selon trois différentes catégories (neutre, positif, négatif). Pour plus d’informations sur les traitements de données réalisés par Monday.com, vous pouvez consulter leur politique de confidentialité, accessible :https://monday.com/l/privacy/privacy-policy/?

En tout état de cause, ces données sont également susceptibles d’être transmises :
Aux autorités judiciaires ou administratives compétentes et leurs personnels habilités en cas d’enquête ou de contrôle ;
A tout mandataire(s), sous-traitant(s), consultant(s) habilités par Volta Medical pour (i) l’analyse ou de la remédiation d’éventuels incidents de sécurité impliquant vos données ;(ii) de la constatation de la preuve, (iii) de l’évaluation du risque de corruption, de la violation des sanctions et des lois sur le contrôle des exportations, (iii) la fourniture des ressources informatiques dans le cadre de ces activités,
Aux commissaires aux comptes de la société. Dans ce cadre, ces derniers agissent en qualité de responsables de traitement indépendants. Pour obtenir des informations relatives à leur identité ainsi qu’aux modalités de traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez vous rapprocher de notre DPO les coordonnées figurent dans l’onglet « Contact ».

Politique de confidentialité applicable aux personnes avec lesquelles nous entretenons ou sommes susceptibles d’entretenir une relation commerciale, scientifique, de mécénat ou de partenariat